事務所機密保持制度

光華特許事務所機密保持制度

第一章 総則
第一条 取引先の利益を保護し、取引先の技術機密と商業機密を守り、企業の合法利益が侵害されぬよう、特にこの規定を制定する。事務所の全員は必ず厳格的に遵守しなければならない。

第二条 事務所のすべての文書は三つの機密等級、A級、B級、C級に分けられ、その方法と使用は事務所の「機密文書管理、使用規則」を参考にする。

第二章 細則
第三条 技術文書に接触する場合、必ず仕事と管理の必要性に基づかなければならない。

第四条 事務所と事務所の人員は必ず機密を厳守する。如何なる方式であろうと事務所内外の無関係の人員へ、取引先の機密或いは関連する機密を散布漏洩してはならない。

第五条 ほかの従業員へ、非本人業務職責内の取引先機密を伺い探り、関与してはならない。

第六条 文書（ファクシミリとCD-ROMなど）としての登録と機密保持制度を厳守する。機密の文書を機密保持を施した場所に保管し、コンピューターの機密文書に対しては必ず暗号を設置し、暗号は決められたファイルに入れること。機密文書を業務と無関係の場所に携帯することを禁止する。公共の場所において機密事項について論ずること、機密文書の引渡しをしてはならない。

第七条 機密文書、資料及び保管書類の使用制度を厳守する。もし、機密文書、資料及び保管書類の使用が必要な場合、必ず批准を経て、規定に従い使用手続きを行うこと。

第八条 機密文書、資料を無断で複製、複写、抜粋記録及び外部持ち出しすることを禁止する。業務の必要性により、複製複写する時には、関連の規定により批准された後に行うこと。複製した書類は文書、資料の機密等級の規定により管理する。公開発表の文章に機密文書及び機密資料を引用してはならない。

第九条 案件代理の検討について、参加者は勝手に討論の内容を外部に漏らしてはならない。会議議事録（或いはは録音）は集中保管され、批准がなければ、外部へ貸してはならない。

第十条 転職、退職の時に、必ず自分が保管していた機密文書或いは相当の機密物品に対して、規定に従い細心の注意を以って引き渡し業務を行うこと。

第十一条　従業員は事務室を離れる時に、必ず文書を施錠した引き出しあるいは文書箱に入れなければならない。

第三章 責任
第十二条　　機密が漏れたことを見つけた時に、至急報告し、尽力を以って処理をする。機密を漏らす者に対しては、当事務所の「紀律違反処罰方法」により、関連の規定を執行する。

第四章 附則
第十三条　　本規定は2003年9月1日より試行される。